Una vez descargado el programa de la web tendremos que acceder al lugar de nuestro disco en el cual se haya descargado y hacer doble clic sobre el archivo.
Se abrirá entonces el programa de instalación que nos guiará durante todo el proceso.
Si queremos hacer una instalación sencilla bastará con dejar todas las opciones tal como están de origen y hacer clic en el botón Siguiente.
Una vez terminada la instalación deberemos pulsar el botón Finalizar.
Si tenemos activada la casilla de Iniciar la aplicación TempusBasic, el programa se abrirá apenas hayamos pulsado el botón Finalizar.
Al abrir el programa veremos que aparece un cuadrante. Estos datos pertenecen a un cuadrante de ejemplo. Este cuadrante se ha confeccionado para poder explicar cómo funciona el programa y para que los usuarios puedan hacer pruebas modificándolo.
Si ya sabe cómo funciona el programa y desea eliminar estos datos, puede ir directamente al menú Tareas | Eliminar cuadrante. Con ello, tras confirmar la acción, se borrarán todos los datos existentes que usted haya introducido hasta ese momento para hacer pruebas de funcionamiento.
A partir de ese momento, ya podrá comenzar a introducir los datos de su cuadrante desde cero.
Introducción y creación de datos del personal.
Puede hacerse de dos formas: a través del menú Ver | Personal o mediante el icono que nos crea una nueva ficha de personal directamente.
En la Ventana de creación podemos introducir diferentes parámetros. De todos ellos, el único que es imprescindible rellenar es el campo Código Personal. El resto de campos podremos rellenarlos, si nos hacen falta, más adelante.
Una vez introducidos los datos que nos interesen, deberemos hacer clic en el icono Guardar para que estos datos queden incorporados en el cuadrante del personal.
Una vez creado el personal, haciendo clic en la solapa de Efectivos, aparecerán listados todos los miembros que hayamos introducido.
Creación de un turno de trabajo
Podemos definir los turnos de trabajo desde el icono pertinente o bien yendo al menú Ver | Turnos.
Accederemos a continuación al icono de turnos para crear el nuevo turno de trabajo.
En el cuadro de Diálogo de creación de turnos deberemos introducir los datos identificativos según el turno que queramos crear.
En el apartado Nombre pondremos un nombre que identifique el tipo de horario al que nos referimos: mañana, tarde, noche, horario administrativo,...
El apartado Alternativo nos servirá para identificar de forma abreviada el tipo de turno. Así, por ejemplo. M podría servirnos para indicar el turno de mañana, T para el de tarde o N para la noche.
Podemos asignar también un color a cada turno para poder identificar de un vistazo la distribución de turnos en el momento en que visualicemos el cuadrante.
También podemos asignar el número de orden que queremos que ocupe en el listado.
Finalmente, podremos elegir el tipo de horario que corresponde al turno e indicar la franja o franjas horarias que cubre.
Si el horario supera la medianoche nos bastará con definir igualmente la hora de entrada y la salida de la misma forma en que lo haríamos si se tratara de otro horario cualquiera.
Una vez introducidos los datos, deberemos hacer clic en el icono de Guardar para que estos datos queden incorporados a la aplicación.
Creación de un ciclo de trabajo
Después de definir todos los turnos, podemos pasar a definir los ciclos de trabajo que hará cada trabajador. El ciclo de trabajo es la secuencia de turnos y festivos que hace un trabajador y que se repite en el tiempo. Para ello tendremos que ir al menú Ver | Ciclos
Para poder crear un nuevo ciclo, una vez abierta la Ventana de los ciclos, deberemos pulsar el icono de Nuevo ciclo.
En el ejemplo se puede ver la creación de un ciclo del tipo Q5. Se trata de un ciclo de turnos complejo utilizado por algunos cuerpos de policía.
En el ejemplo se ha empezado por un caso que inicia el ciclo en horario de mañana. Podría haberse empezado igualmente por cualquier otra secuencia semanal del mismo ciclo.
Una vez definido el ciclo, habrá que hacer clic en el icono Guardar para confirmar dicho ciclo y añadirlo así a la lista de ciclos de trabajo.
Asignación de un ciclo a una persona concreta
Para acceder a asignar un ciclo hay que ir al menú Ver | Asignaciones del cuadrante o bien hacerlo desde el apartado de Efectivos y desplazándonos hasta la solapa Asignaciones.
Lo primero que tendremos que hacer es seleccionar la persona e indicar cuál de los ciclos que hemos creado queremos asignar.
A continuación, tendremos que buscar en el calendario la fecha de inicio en que debe comenzar el ciclo.
Si se trata de un ciclo de duración indefinida no es necesario poner la fecha de final.
Ciclos con desplazamientos individualizados
El desplazamiento nos permite asignar el mismo ciclo a diferentes trabajadores pero sin que coincidan. En el ejemplo del ciclo Q5, tenemos 5 grupos de trabajadores y a cada grupo se le asigna el ciclo con un desplazamiento diferente (de 0, 1, 2, 3 ó 4 semanas).
Para asignar un ciclo de trabajo seleccionaremos primero los trabajadores afectados.
Si queremos indicar desplazamientos diferentes podemos activar a continuación la casilla de Desplazamiento Individualizado. Si lo hacemos, automáticamente nos aparecerá una columna para cada uno de ellos donde podremos introducir los días o semanas de desplazamiento que queramos asignar.
Para terminar de validar la asignación que hemos hecho, deberemos pulsar el botón Asignación.
Cuadrante individual de un trabajador
Podemos ver el cuadrante anual de cualquier trabajador a través del menú Ver | Personal o haciendo un doble clic sobre su nombre.
En la solapa Cuadrante de la ventana que se abrirá podremos ver cómo, a partir de la fecha de inicio indicada, se muestran todos los turnos que debe cubrir la persona cuyos datos estamos viendo.
Comprobación del total del personal que trabajará en una fecha concreta
Volviendo a la ventana de Efectivos, haciendo clic en la pestaña "Totales del período" accederemos a ver el cuadrante con la disponibilidad de personal que tenemos para cada turno día a día durante las fechas elegidas en los cuadros de selección del calendario.
Haciendo clic en los iconos de la lupa se pueden plegar o desplegar todos los apartados del cuadrante que contienen información.
Haciendo clic en el signo del lado del nombre pueden plegarse o desplegarse en los apartados de forma individualizada.
Visualizar los turnos de trabajo
Esta vista nos permite saber qué trabajadores tenemos asignados a cada uno de los turnos de trabajo.
Para obtener esta relación debemos definir primero las fechas para las que queremos conocer la información.
Visualizar la asignación de horas en una fecha determinada
A través de la pestaña Vista Horas podemos ver cómo están distribuidas las horas de los trabajadores en una fecha determinada.
Desde los cuadros de hora de inicio y hora final podemos definir el horario que queremos que se muestren.
También podemos hacer intervalos de tiempo personalizados y diferentes de los 60 minutos que tiene una hora.
Visualizar el cómputo anual de horas
A través de la pestaña Resumen podemos acceder a ver el cómputo de horas que hacen los diferentes trabajadores en un periodo de tiempo concreto. Esto nos permitiría, por ejemplo, obtener el número de horas anuales (o número de días) laborables para cada miembro del personal y su distribución por turnos. Además, nos informa del número de días festivos y de vacaciones.
Calendarios
También es posible ver el cuadrante para una serie de días no necesariamente consecutivos. Para ello deberemos definir un calendario. Por ejemplo, podríamos definir el calendario de todos los días festivos del año.
Podemos definir un calendario eligiendo las opciones del menú Ver | Calendarios o a través del icono correspondiente.
Días festivos del calendario laboral
Una vez definido un calendario, por ejemplo, el de los días festivos, podemos seleccionarlo en la ventana de Efectivos, en la Vista Período. Esto nos mostrará qué personal debe trabajar en esos días en particular.
Podremos ver de un solo vistazo si hay coincidencias de repetición de personal en las fechas marcadas como festivas.
Si con el calendario de festivos activo, hacemos clic en Vista Resumen podremos acceder al resumen de los días festivos y ver de una forma más esquemática si existen desequilibrios entre los días festivos trabajados por uno u otro trabajador.
Definir los periodos de vacaciones
Podemos definir los periodos de vacaciones desde la solapa de Asignaciones, para ello deberemos colocar el desplegable la opción de Vacaciones.
A continuación elegiremos la fecha de inicio y después la fecha final.
Para validar esta asignación hay que hacer clic en el botón Asignar.
Si ahora vamos a la vista de este periodo ya podremos ver que se ha incorporado el tiempo asignado a las vacaciones.
Para poder seguir asignando vacaciones en fechas diferentes hay que volver a la vista de asignaciones, borrar la asignación hecha anteriormente, elegir a la persona a la que queremos asignar un turno de vacaciones diferente y repetir el proceso realizado anteriormente.
